Bedre kommunikasjon, samspill og rolleforståelse har vært sentrale tema i prosjektet. Samarbeidsprosjektet har resultert i mange tiltak som er innført eller skal følges opp framover.

Kommunen så et forbedringspotensial
- Plan- og bygningsetaten (PBE) fikk kraftig kritikk høsten 2012 for samspillet med bransjen. Vi ble klar over at vi har et forbedringspotensial både muntlig, skriftlig, digitalt og kartbasert. Det har vært nyttig å gå inn i en konstruktiv og god dialog med bransjen. Jeg opplever at samarbeidsprosjektet har skapt gjensidig forståelse for våre ulike roller, lovverkets rammer og vår felles oppgave med å bygge en funksjonell og vakker by, sier etatsdirektør Ellen S. de Vibe i PBE.

Forbedring gjennom samhandling
I 2013 har Arkitektbedriftene i Norge, Norsk Eiendom, Byggenæringens landsforening, Direktoratet for byggkvalitet og Plan- og bygningsetaten i Oslo kommune samarbeidet om prosjektet bedre byggesaksbehandling (BBS-prosjektet). Målet har vært å forbedre og forenkle byggesaksbehandlingen gjennom økt samhandling, komplette søknader og bedre kommunikasjon mellom alle aktører i prosessen. Gjennom dette ønsker alle parter å oppnå god kvalitet i det ferdig bygde resultatet.

Det har vært bred deltakelse fra bransjen og andre myndigheter gjennom fire dialogmøter. Medlemmer av prosjekter har dessuten deltatt på flere eksterne konferanser og arrangementer.

Prosjektet har jobbet etter fire strategiske grep:
- Aktiv dialog – et viktig verktøy for etaten og dens brukere i enkeltsaker
- Felles kompetansebygging for etaten, tiltakshavere og ansvarlige søkere
- Selvbetjente brukere – kontinuerlig arbeid med å skaffe lett tilgjengelig informasjon
- Varig brukerdialog

Positiv erfaring
PBEs samarbeidspartnere er samstemte i rosen av samarbeidet og måten kommunen har møtt kritikken på.

- Jeg er imponert over hvor offensivt og konstruktivt Oslo kommune har gått til verks i dette prosjektet. Plan- og bygningsetaten viser endringsvilje for å imøtekomme brukerkritikk og brukerbehov, og de har etablert gode arenaer for dialog med brukerne. For direktoratet har prosjektet gitt nyttig kunnskap som vi bringer med oss i vårt arbeid, sier Ketil Krogstad, avdelingsdirektør i Direktoratet for byggkvalitet.

Egil Skavang i Arkitektbedriftene i Norge og Thor Olaf Askjer i Norsk Eiendom er særlig fornøyd med at det er etablert viktige arenaer for videre dialog om utvikling av både saksbehandling og regelverk.

Plan- og bygningsetaten avvikler sitt «Storbrukerforum» og erstatter dette med et nytt «Brukerforum» som skal være en aktiv arena for informasjon og medvirkning, ris og ros.

Dialog = forståelse
Det viser seg at aktørene ofte er overraskende enige.  Dialogen som er opprettet gjennom prosjektet har synliggjort hvor grunnleggende det er at kommunen i sin skriftlige og muntlige kommunikasjon har et brukerperspektiv der løsningsorientert veiledning har fokus. Å skape god dialog øker forståelsen. Noe av frustrasjon til ansvarlige søkere viser seg å skyldes krav i lovverket, ikke kommunens saksbehandling.

PBE håper regelutviklere og andre kommuner kan dra nytte av de erfaringene prosjektet har gjort seg og de tiltakene som er og vil bli gjennomført.