Rydder opp i «dokument-jungelen» med kunstig intelligens

- Da vi dukket ned i problemstillingen så vi at det er vanskelig finne dokumentasjon på produkter og materialer når den er lagret i permer, på minnepinner og gamle PCer forskjellige steder. Siden vi allerede hadde jobbet med kunstig intelligens på dokumenter, så vi at denne teknologien kunne brukes til å løse problemet, sier Fredrik H. Wisløff, CEO og med-gründer i Findable.

Selskapet har vokst fra tre til femten medarbeidere siden etableringen i 2020 og har blant annet Statsbygg, Betonmast og Veidekke, samt flere store kommuner på kundelisten.

Tjenesten er basert på såkalte «dype nevrale nettverk» som er trent på å gjenkjenne ulike typer dokumentasjon. Siden tjenesten har lest tusenvis av ulike dokumenter greier den raskt å identifisere dokumentene og plassere de i riktig kategori.

– Vi bruker Bygningsdelstabell NS 3451 og NS 3456 som rammeverk for å sortere bygningsdokumentasjon i over 300 kategorier. Et gjennomsnittlig bygg har omtrent 500 dokumenter, mens nye bygg vanligvis har flere tusen. Vi har jobbet med prosjekter med nesten ingen dokumenter til store bygg med over 40.000 dokumenter.

Sortering av bygningsdokumentasjon var utgangspunktet for løsningen, men i ettertid har de sett at enkel tilgang på oppdatert dokumentasjon er fundamentalt for effektiv forvaltning, drift og vedlikehold.

– God dokumentasjon er en forutsetning for kostnadseffektiv FDV. Flere undersøkelser viser at dårlig tilgang på bygningsinformasjon koster deg omtrent 20 kroner per kvadratmeter per år i ekstra kostnader, sier Wisløff.

Han forteller at de stadig ser bygg som mangler kritisk dokumentasjon.

– Flere av kundene forteller at når de tar over forvaltningen av et bygg med dårlig dokumentasjon skaper det store utfordringer. Vi pleier derfor å si at dokumentasjon er instruksjonsmanualen og verdipapiret til bygget. Den sier noe om hva du har og hvordan du kan vedlikeholde det best mulig. Den kan også inneholde garantiforpliktelser i forhold til vedlikehold. I tillegg er mye av dokumentasjonen lovpålagt, eksempelvis brann- og elektrodokumentasjon. Manglende dokumentasjon blir et problem ved tilsyn eller om det det skulle skje noe.

– Om du skal selge et bygg med manglende nøkkeldokumentasjon ser vi også at det gis store rabatter, noen ganger i millionklassen.

Selskapet har jobbet med Stavanger kommune over lang tid og har hjulpet kommunen med dokumenthåndtering for over 130 bygg.

– Da kommunen tok i bruk et nytt forvaltningssystem ønsket de å få alt av dokumentasjonen på plass. Vi har jobbet med dokumentasjon i mange forskjellige formater som er blitt sammenstilt, organisert og gjort tilgjengelig i det nye forvaltningssystemet. Vi har integrasjon mot flere kjente FDV-systemer, og jobber forløpende med integrasjon mot andre.

– FDV-systemene krever at dokumentasjon på nye bygg må legges inn manuelt, noe som både er tid- og ressurskrevende, spesielt for store bygg. Siden det hele tiden kommer nye servicerapporter, dokumentasjon på renoveringer eller bytte av deler gir tjenesten stor nytteverdi med tanke på at det er enkelt å holde dokumentasjonen oppdatert.

Han forteller at kundene bruker tjenesten på forskjellige måter.

– For noen kunder handler det om et ønske om effektiv drift og samling av dokumenter på ett sted. Andre skal selge bygget og ønsker å ha alt dokumentasjon på plass. Noen jobber med miljøsertifisering og ønsker ikke å bruke penger på konsulenter til å finne dokumentasjon. Selv om alle har store mengder dokumenter, kan de ha litt forskjellige behov.

Hvordan tror du markedet for prop-tech vil utvikle seg videre?
– Jeg tror de som vil lykkes må ha godt samarbeid med kundene. Vi jobber derfor tett sammen med kundene i utviklingen av løsningene og prioriterer behovet til kundene. Vårt fokus er automatisering av dokumentasjon, men det er et stort utvalg av spennende aktører i bransjen. Eiendomsbransjen er en av verdens største næringer og samtidig en av de minst digitaliserte. Jeg tror det kommer til å skje mye spennende i årene som kommer, avslutter Wisløff.