Samspillsentrepriser: - En effektiv modell for å skape verdi uten forsinkelser og konflikter

– Jeg tror forklaringen på vår organiske vekst og evne til å tiltrekke oss ansatte og kunder er tverrfaglighet. Mange konsulentselskap innen prosjektfaget leier ut en og en person hvor oppdragsgiver setter sammen mange konsulenter fra ulike steder uten samme kultur og verktøy. Vi jobber derimot med helhetlige tjenester, ikke bare ressursutleie, og er opptatt av å levere det kundene trenger med flere ressurser. Vi mener det er bedre å være flere som kan ulike fagområder, uten at alle nødvendigvis er til stede i prosjektet hele tiden. Dette er også en viktig forutsetning for gode samspillsprosjekter, sier Morten Aagaard, partner og leder virksomhetsutvikling i Marstrand.

Marstrand er et tverrfaglig konsulentselskap med ingeniører, økonomer, jurister og organisasjonsutviklere, og har i tillegg eget advokatfirma og selskap som jobber med prosjektstyring og kalkulasjon for byggherrer og entreprenører. Selskapet ble etablert i 2019 og har i dag 75 ansatte med hovedkontor i Oslo.

Aagaard jobber mye med å sette sammen fagteam for ulike oppdrag og bistår med rådgivning på valg av entreprisemodell.

– Vi jobber ofte strategisk fra tidligfase med kontrakt- og gjennomføringsstrategi for store byggeprosjekter. Mange byggherrer velger samspill uten å vite hva de ønsker å oppnå, men om man er bevisst på valget hjelper vi å realisere målene. Slike prosjekt begynner med å rigge en anbudskonkurranse som gjør at kunden får aktørene de er tjent med. Om kunden ikke har kjørt samspillsprosjekter før, hjelper vi kunden med å utvikle kompetanse med egne ressurser, såkalt samspillsveiledning.

Han forteller at ved en anskaffelse av en entreprenør eller rådgiver trenger man en kontrakt tilpasset samspillet. 

– Mange lager egne variasjoner og det kan gå bra. Ironisk nok kan dårlige kontrakter være bra, fordi da blir man tvunget til samarbeide om løsninger. Jeg pleier å si at samspill er en gjennomføringsmodell, og ikke bare en kontraktmodell. 

Samspill er kort fortalt en modell hvor partene inngår avtale før noe er prosjektert eller løsningene er valgt. 

Saken fortsetter under illustrasjonen: 

– I et samspillprosjekt inngår man avtale uten å ha en bestemt pris. Da blir man avhengig av hverandre for å gjennomføre, og har samtidig frihet til å utvikle løsningene som er best for prosjektet. Det handler om å bringe utførelseskompetanse inn i utviklingen av løsningene, 

– Samtidig ser vi at de som prosjekterer ofte ikke har innsikt i det siste av materialer, produkter og løsninger. De vet heller ikke hva det krever å bygge en slik løsning med tanke på risiko, HMS og mye annet. Gjennom å samle leverandører, prosjekterende og byggherre kan man utvikle løsninger basert på felles budsjettrammer, tidsrammer eller kvalitetsbehov. Dette er kjernen i samspill. Vi hjelper kunden med prosesser, prosjektutvikling og kalkulasjoner for å bli enige om pris, sier Aagaard.

Hvordan kan entreprenørene konkurrere når det er såpass vage kriterier for konkurransen?

– I slike anbudsprosesser konkurrerer entreprenørene på tre ting. Når vi forhandler og blir enige om målprisen for prosjektet er den basert på selvkostprinsippet. Entreprenøren gjør en kalkyle og regner på tilbudet på den prosjekterte løsningen. Byggherre er til stede med sine folk og har fult innsyn i kalkyleprosessen. Basert på selvkostprinsippet legger man på et påslag, typisk mellom 10 og 13 prosent for å dekke entreprenørens fortjeneste og generelle bedriftskostnader. Dette påslaget konkurrerer man på.

– Det andre elementet man konkurrerer på er oppgavebeskrivelse. Da ser vi på hvordan entreprenøren involverer byggherre og leder prosessen, samt risiko og hvordan man realiserer verdiene. 

– Det tredje konkurranseelementet er teamet som tilbys. Det handler om å være kompetent på å evaluere teamet og deres evne til å løse oppgaven. Det går på både fagkompetanse og relasjonskompetansen. Da må man kartlegge hvor gode teamet er på samarbeid og hvordan de bygger tillit til at man får prosjektert en god løsning. Tilbyderne må så vise hva de kan levere opp mot utvalgte kriterier, sier han.

Aagaard forteller at selskapet jobber mye med å lage kriterier for å evaluere team og profesjonalisere anbudsprosessen. 

– Det er ingen som vil ansatte en person uten å treffe vedkomme først. Likevel ser vi byggherrer som engasjerer entreprenører som skal gjennomføre komplekse prosjekter uten å treffes fysisk. Vi mener det blir feil.

– Vi har med oss rekrutteringseksperter og organisasjonspsykologer for å vurdere teamene. Man må utfordre tilbyderne til å vise frem teamet og selv kunne vurdere det. Det finnes masse teori og «beste praksis» som vi bruker for å bygge team som fungerer godt sammen. Det handler også om å kunne utøve skjønn for å vurdere menneskene i et team. Da blir folk opptatt av å gjøre en skikkelig jobb med samspill.

– En profesjonell og ansvarlig byggherre og bestiller sørger for å være i stand til å se etter i de rette tingene og bygge kompetanse i egen organisasjon, sier han.

Aagaard har jobbet med samspill siden 1994, da i olje- og gassindustrien, og har sett hvordan feltet har utviklet seg gjennom årene.

– Jeg kjenner ikke noen detaljert oversikt over utbredelsen av samspillskontrakter, men det er veldig mye. Jeg leste et intervju med en fra Skanska for noen år siden som sa at 70 prosent av prosjektene deres var samspill. Jeg snakker med mange aktører og anslår at de store entreprenørene har omtrent 50 prosent samspillskontrakter. Det er faktisk flere som sier at de ikke bruker andre modeller enn samspill.

– Mange har alltid tenkt at samspill bare egner seg for store og komplekse prosjekter siden man får utnyttet kompetansen bedre. I dag tror jeg de fleste ser at samspill egner seg i alle typer prosjekter, både store og små.

– Samspill passer også veldig godt for prosjekter hvor byggherre er usikker på hva det vil koste. Med en samspillsentreprise prosjekteres, prises og planlegges gjennomføringen før man begynner. De som jobber i samspill, kan prosjektere og utvikle løsninger som er innenfor en kostnadsramme. Samspill er også en raskere konkurranse og man kan styre tiden bedre siden man ikke trenger prosjektering før entreprenørene priser løsningen. Med samspill starter man på blanke art og kan kjøre flere aktiviteter og prosesser parallelt. 

– Om du ser på skoler eller sykehjem kan man involvere brukerne i prosjekteringen. Da skaper man felles eierskap og forståelse, og man kan spesifisere en løsning uten å vite kostnaden. Man samler i stedet byggherre, entreprenør og brukere for å finne de beste løsningene. Da får man hele tiden vise hva det vil koste. Dette er også disiplinerende for bruker. 

– Jeg er overbevist om at kompetansen på samspill vil øke, men vi har behov for en felles forståelse av hvordan vi gjør ting på riktig måte. Det er fortsatt mange som kjører samspillsprosjekter på sin egen måte. Entreprenørene og leverandørene jobber med samspill hele tiden, men byggherrene har fortsatt en del å lære om «beste praksis». Jeg oppfordrer alle til å søke kompetanse og standardisering på samspillsprosjekter. 

– På Samspillkonferansen 3. september lager vi en arena for kompetanse, inspirasjon og innsikt i samspillsprosjekter. Der skal vi også presentere resultatene fra en kvalitativ analyse av flere samspillsprosjekter sammen med NTNU og Prosjekt Norge. Jeg ser frem til å treffe bransjen for en oppdatering og status på samspill, avslutter Aagaard.