- Vi skal utgjøre en reell verdi for kunden

Frode Helmersen startet i jobben som avdelingsleder hos FLOW Trøndelag VVS i juni 2021, etter en lang, faglig reise hvor han har vært innom de fleste sidene av varmefaget. CV-en viser tidligere lederstillinger i selskaper som Rørkjøp (Prosjekt, varme&energi og medlemsansvarlig), Armaturjonsson (kurs- og butikkansvarlig/KAM), Heidenreich (produktsjef), Comfort (regionsjef), Lyngson (distriktssjef) og UnionSetsaas (prosjektleder). 

I sum har det gitt ham en unik systemforståelse, som han bruker for alt det er verdt for å optimalisere drift og vedlikehold for sin arbeidsgiver. 

- Gjennom mine erfaringer, har jeg fått med meg alle innspill om kundenes ønsker og behov fra alle sider av bransjen. Det gjør meg i stand til å forstå mekanismen og se helhetsbildet, som jeg har tatt med meg inn i min rolle hos FLOW. 

- Jeg fant raskt ut at mange av de tingene jeg har jobbet med tidligere, traff meg «midt i trynet» her. Det la grunnlaget for å digitalisere og systematisere våre rutiner og tenkemåter innen drift og vedlikehold. Sammen har vi tatt noen grep som har gjort oss mer effektive, bedre rustet til å håndtere kundenes totale behov og økte trivselen hos våre ansatte. 

FLOWs Drift & vedlikehold er i utgangspunktet en tradisjonell serviceavdeling. Men her tøyer man begrepene en god del lenger enn de fleste andre i bransjen. 

- Vi tar over de ferdige prosjektene først og fremst for å få inn serviceavtaler. Skal du lykkes med det, må du ha god kontroll på hva du tilbyr. I det øyeblikket kontrakten er signert, har du både en serviceavtale og et reklamasjons- og garantiansvar. Det er lett å si «ja takk» til oppdrag, men jeg er veldig opptatt av at ting blir gjort riktig for å skape merverdi både for oss og kunden. Da trenger du digitale systemer som understøtter deg.

Helmersen påpeker at områdene de jobber med, favner så bredt at det er helt avgjørende å dyrke spisskompetanse på ulike områder. Han trekker fram sprinkleranlegg som et godt eksempel, hvor det både er mange strenge krav i dag – og flere vil komme.  

- Vi har folk skolerte FG-sertifiserte prosjekterende med ansvar for sprinkler, og vi har 4-5 FG-godkjente montører som tar sprinklerkontroller ute hos kundene. Dermed kan vi sette sammen et team som er selvgående og som kan håndtere alle områdene i drift- og serviceavtalene. Mye av ressursene er knyttet til disse områdene , og som genererer mye arbeid i etterkant. 

På samme måte, har de skreddersydde team som tar for seg de mindre serviceoppdragene og de mellomstore prosjektene på boliger og rekkehus. Dermed gir det stor fleksibilitet i forhold til hva de ansatte er gode på og trives med. 

- Vi vil alle jobbe med det vi synes er mest givende. Er det en rørlegger som helst vil jobbe med ulike småoppdrag, skal han eller hun få lov til det. Andre vil ha fleksibiliteten de større omgjøringssoppdragene gir. Med en god struktur og velfungerende systemer, er det mulig både å drifte godt og tilrettelegge for de ansatte.

Han legger ikke skjul på at det har vært enkelte utfordringer underveis. En av dem, er å lage tilpassede systemer som er enkle å forstå og ta i bruk.

-  Noen prosesser har tatt lenger tid enn forestilt meg. Men etter at vi fikk satt oss ned sammen og pratet med hver enkelt ansatt, fikk vi en omforent forståelse og gradvis satt ting i system. Og med gode strukturer på plass, fikk vi en ro i organisasjonen og utnyttet folks styrker.

Gode, innarbeide rutiner, er viktig for å lykkes, sier han.

- Innen drift og vedlikehold, må du regne med at det «smeller» stadig. Om et sprinkleranlegg er løst ut på et kjøpesenter, er det bare å «sette på blålyset» og komme seg dit raskest mulig.  Det må vi ha rutiner på, og det forventer kunden at vi har.

Et annet område avdelingslederen har lagt vekt på, er å dyrke en god kommunikasjon med kundene. Et område han har opparbeidet høy realkompetanse på gjennom sine tidligere stillinger. 

- Det er helt avgjørende at vi snakker med kunden og at vi forstår kunden. Noen er «satte» og gammeldagse i sine krav og forventninger, mens andre er veldig framoverlente. Vi er en leverandør, og må tilpasse oss på best mulig måte, men samtidig sette det inn i vårt system. 

- Vi følger opp kundene jevnlig via kundemøter, hvor vi går gjennom status for bygget. Slike prosesser har en verdi for kunden, og som kan være trygg på at ting er i orden. Kunden kan også bruke systemene våre som underlag for rapporter, eksempelvis ved branninspeksjon av sprinkleranlegget. Dermed kan de enkelt få tak i dokumentasjon på serviceintervaller og eventuelle tiltak som er gjort. Mange kunder har utrykt at dette er gull verdt for dem, ved at de får en uproblematisk dialog med brannvesenet og andre tilsynsmyndigheter. 

Det samme tilbudet til kundene, har FLOW også innført på varme- og energiområdet, med dedikerte folk som tar seg av avvik. 

- På 70-tallet handlet det om å ha størst mulig pumper og ventiler og rørdimensjoner i anleggene. Det var så stor kapasitet at det nesten aldri oppsto problemer. I dag handler det om å optimalisere og minimalisere for å oppta minst mulig plass. Det betinger at vi må ha kontroll på det vi holder på med. 

Også vannbehandling er et fokusområde for FLOW Trøndelag VVS, nettopp for å kunne ta mer hånd om kundens interesser. 

- Vi vil være en tredjepart som tar vannprøver og utarbeider rapporter for våre oppdragsgivere. Det gjør oss til en partner som både sørger for god kontroll, trygghet, forutsigbar driftsøkonomi og en konkurransedyktig bygningsmasse. 

- Alt vi gjør skal ende opp i at kunden er fornøyd og ser verdien i å bruke oss!