- At så mye som 10 prosent av arbeidsdagen forsvinner i ulike former for tidstyver, er noe overraskende. Her har vi identifisert en mulighet for effektivitetsøkning i det norske arbeidslivet. På den annen side er det ikke realistisk å forvente 100 prosent effektivitet hver dag. For eksempel er mange av avbrytelsene fra kolleger ikke annet enn nødvendig informasjonsoverføring og kulturbygging, sier konsernsjef i ManpowerGroup, Maalfrid Brath.

De viktigste tidstyvene er å bli avbrutt i arbeidet for ofte og ulike typer tekniske problemer, fulgt av misforståelser og utydelig kommunikasjon, samt flaskehalser som oppstår fordi man må vente på at andre gjør sin jobb før man kan gjøre sin egen. Høyt opp på lista over tidstyver kommer også dårlig ledelse.

- Her er det forbedringspotensiale. Misforståelser kan unngås ved tydeligere kommunikasjon og utsjekk av hvordan man har oppfattet den aktuelle situasjonen. Dette er særlig en oppfordring til ledere om å være tydelige på hva som forventes og hvordan oppgavene er tenkt løst. Undersøkelsen viser at der tidstyvene er dårlig ledelse og uklare retningslinjer, er også motivasjonen lavere, sier Brath.

Tidstyvene er bransjeuavhengig, men det er de yngste som opplever at de oftest har tekniske problemer. Det kan ha sammenheng med at yngre ansatte har høyere krav til hvordan teknologien bør fungere.

Strategier for effektivitet
På spørsmålet om hva folk gjør når de virkelig må være effektive på jobben, svarer halvparten at de rett og slett ”konsentrerer seg intensivt om det de skal gjøre”. Andre strategier for effektivitet er kaffe og frisk luft. 

Blant dem som jobber i kontorlandskap sier hver fjerde at de setter på musikk i hodetelefonene når de må være ekstra effektive. Det tilsvarende tallet blant dem med eget kontor er bare 8 prosent. Det finnes også en tydelig alderstrend: blant de i kontorlandskap som er født på 80-tallet har hele 34 prosent musikk i hodetelefonene som et av sine viktigste effektivitetsknep.

Møtemyten knust
Meningsløse møter får ofte skylden for ineffektivitet på arbeidsplassen. Men denne Worklife-studien viser at dette er en sannhet med modifikasjoner. Over halvparten synes faktisk at antallet møter på arbeidsplassen er passe for de behovene man har. Det er flere som mener at man har for få møter på arbeidsplassen, enn som mener at man har for mange møter. 

- Møter er viktige når de blir riktig brukt. Mye av informasjonen som gis i møter kunne vært formidlet mer effektivt på andre måter. Møtene blir effektive og verdifulle når de brukes til diskusjoner og avklaringer ansikt til ansikt, men har en tendens til å bli mer langvarige enn nødvendig, sier Brath.

Det er store forskjeller mellom ulike bransjer med hensyn til hvor mange møter som er normalt. Det er heller ikke alltid i de bransjene der man har flest møter, at færre møter etterlyses. Selgere mener naturlig nok at mange møter er en viktig del av jobben: de har flest møter i snitt av alle med 6,2 møter per uke, men 29 prosent mener at antallet møter likevel er for lavt ut fra de behovene de har. Bare 11 prosent mener at de har for mange møter.

Mennesker som jobber med forskning og utvikling, har derimot få møter generelt sett, men mange synes likevel at antallet er for høyt.